Пошаговая инструкция: как купить и подключить онлайн-кассу

Онлайн-касса — это касса с доступом в интернет. Внешне она похожа на обычную, но отличается принципом работы. Онлайн-касса формирует чек и одновременно передает в налоговую инспекцию через оператора фискальных данных (ОФД) информацию о продаже. Эксперты компании «Эвотор» рассказывают, что сделать, чтобы работать законно.

Шаг 1. Определите, должны ли вы применять ККТ

Правила применения кассовых аппаратов определяет Федеральный закон № 54-ФЗ. Предприниматели переходили на онлайн-кассы в несколько этапов. До 1 июля 2019 года для некоторых категорий малого бизнеса действовала отсрочка. Однако теперь почти не останется сфер, где покупателей будут обслуживать без чека.

ИП и организации на ЕНВД, которые оказывают услуги. Раньше сдавать жилье в аренду, ремонтировать машины и лечить животных можно было без кассы, теперь — нельзя (пп. 1 п. 7.1 № 290-ФЗ).

Некоторые ИП на патенте, которые оказывают услуги. С начала реформы в 2016 году налоговая держала в напряжении предпринимателей на патенте. Сначала их обязали подключить онлайн-кассы в 2018 году, потом дали отсрочку, потом разрешили и вовсе работать без кассы, но с оговорками — есть сферы, где касса все-таки нужна (п. 2.1 ст. 2 № 54-ФЗ).

В итоге, касса понадобится тем, кто:

• занимается парикмахерским бизнесом и косметологией (пп. 3 п.2 ст. 346.43 НК РФ);
• ремонтирует бытовую технику и часы (пп. 6);
• занимается авто- и мотосервисом (пп. 9);
• перевозит грузы и пассажиров на машинах (пп.10, 11);
• лечит животных (пп. 18);
• проводит спортивные занятия (пп. 28);
• перевозит грузы и пассажиров по воде (пп. 32, 33) ;
• занимается охотой (пп. 37);
• торгует медпрепаратами или медицинскими услугами (пп. 38);
• занимается прокатом (пп. 40);
• торгует в магазинах площадью до 50 м² или в киосках (пп. 45, 46);
• кормит людей в помещениях площадью до 50 м² или без зала обслуживания (пп. 47, 48);
• производит молоко (пп. 53);
• занимается рыбной ловлей (пп. 56);

ИП на ЕНВД и патенте в торговле и общепите без работников. Раньше предприниматель мог работать без онлайн кассы, если у него не было сотрудников с трудовым договором, теперь — нельзя (пп. 2 п. 7.1 ст. 7 № 290-ФЗ).

ИП с вендингом без работников. Раньше владельцу вендинговых аппаратов не нужна была онлайн-касса, если у него не было сотрудников с трудовым договором, теперь — нужна (п. 11 и 11.1 ст. 7 № 290-ФЗ).

Бизнесмены на любых системах налогообложения, если они (п. 4 ст. 4 закона № 192-ФЗ):

• принимают платежи за коммунальные услуги и капремонт;
• выдают займы;
• зачитывают и возвращают авансы или предоплаты;
• принимают любые безналичные платежи.

Шаг 2. Купите кассовый аппарат

Все сертифицированные онлайн-кассы включены в государственный реестр. Все кассы из реестра умеют передавать данные онлайн, но их возможности отличаются. Обращайте внимание на цену и функциональность.

Продают онлайн-кассы в магазинах кассовой техники. Иногда кассами торгуют центры технического обслуживания и операторы фискальных данных.

Шаг 3. Заключите договор с оператором фискальных данных

По закону вы обязаны заключить договор с ОФД — посредником между вашей кассой и ФНС. В обязанности ОФД входит прием, обработка, хранение и передача информации о произведенных расчетах (продажах) в налоговый орган, а также соблюдение конфиденциальности. Выбирайте оператора из списка зарегистрированных ОФД.

Услуга по передаче фискальных данных с ККТ в налоговую инспекцию платная — около 3 000 рублей в год. За доплату вы можете получить дополнительные услуги — например, предоставлять аналитические данные по продажам в разрезе каждой ККТ, торговой точки и т.  д.

С 1 января 2019 года все кассы должны работать с версией ФФД 1.05. ФФД — это формат фискальных данных: набор реквизитов в чеке, которые формирует касса и принимает налоговая. Сейчас форматов три: 1.0, 1.05 и 1.1. С 1 января 2019 года налоговики перестанут принимать информацию в формате 1.0 — все бизнесмены должны перейти на формат 1.05. Если этого не сделать, чеки не дойдут до налоговой и предпринимателя оштрафуют.

Чтобы перейти на ФФД 1.05, обновите прошивку на кассе. Заменять фискальный накопитель не обязательно.

Шаг 4. Подайте заявление в налоговую

Кассу нужно зарегистрировать в налоговой. Сделать это можно в любой налоговой инспекции по бумажному заявлению или онлайн — через личный кабинет на сайте ФНС или через своего оператора фискальных данных. В этом случае вам понадобится квалифицированная электронная подпись.

Шаг 5. Получите регистрационный номер и настройте кассу

Если вы правильно заполнили заявление, в течение суток налоговая присвоит кассе регистрационный номер. После этого вам нужно ввести в кассу данные:

• регистрационный номер, который вы получили в налоговой;
• полное наименование организации или Ф. И. О. предпринимателя;
• сведения о ККТ и установленном фискальном накопителе — их можно найти в паспортах на технику;
• ИНН своего оператора фискальных данных — эта информация есть на сайте ОФД.

Шаг 6. Отправьте отчет о регистрации в налоговую

После того как вы настроили кассу, сформируйте на ней отчет о регистрации. Если подавали заявление о регистрации лично, отчет необходимо передать контролерам ФНС. Если регистрировались онлайн, нажмите «Завершить регистрацию» и введите данные с отчета. Сделать это нужно в течение суток.

Шаг 7. Получите карточку регистрации

Налоговая проверяет ваш отчет о регистрации ККТ и вносит вас в журнал учета — на это может уйти до 5 рабочих дней. После этого вы получите карточку регистрации ККТ — это ваш документ на кассу. Если регистрировались онлайн — ищите карточку в личном кабинете, если подавали заявление лично — заберите бумажный экземпляр карточки в своей налоговой.

Таблица. Штрафы за неприменение ККТ (статья 14.5 КоАП РФ)